Как получать от HR конференций больше?

16 января 2010, 15:05

Как тратить меньше
Как подготовиться к профессиональной конференции
Что делать в рамках события, чтобы получить больше

Вместо предисловия

Участвуя в конференциях, мы тратим деньги (зачастую деньги своей компании) и получаем знания (идеи, контакты,…). Получать больше от конференций можно меньше тратя и больше получая. При чем результаты нашего посещения конференции во многом зависят от нас самих.

Достаточно часто, принимая участие в HR мероприятиях, я с удивлением смотрю, как активно работают в них консультанты и пассивно посещают их многие наши коллеги. Возможно, первые лучше чувствуют «свои» деньги (читайте деньги компании), а мы можем позволить себе:

Зарегистрироваться, отсидеть, поесть на фуршете, получить приз и уйти домой.
Заплатить за два дня конференции, а посетить несколько докладов.
Зарегистрироваться, поболтать с коллегами по компании, получить сертификат.

Безусловно, я глубоко уверен, что Вы, как и многие специалисты, которые создают то, что называют «HR в Украине», подходите к посещению конференций очень ответственно - прежде всего, перед собой и своей компанией. Моя задача – натолкнуть Вас на мысль о том, как именно Вы можете получить больше от следующего HR мероприятия. В результате у Вас должен появиться план подготовки, посещения и действий после Конференции. Вы можете отмечать важные пункты для Вас ручкой в журнале.

Тратим меньше

Давайте сначала осмотримся вокруг себя. Есть какая-то достаточно определенная ситуация в Вашей компании. Вы понимаете, над чем Вам нужно работать сейчас, какие задачи поставлены перед Вами руководством на этот год, какой бюджет на это есть и какими другими ресурсами Вы располагаете. Возможно, Вам нужно разработать корпоративный кодекс компании, создать внутренний учебный центр или внедрить новую систему мотивации – я этого не знаю. Я знаю одно: есть огромное количество возможностей получить необходимые знания бесплатно или условно бесплатно! Давайте быстро перечислим первые источники, которые придут в голову:

интернет
контакты коллег в визитнице
интернет форумы
книги у знакомых
статьи в рассылках
демо-тренинги
Ваши мозги
продолжайте список

«Лучшая» конференция – это отсутствие ее

Вместе с тем, если бы конференции были не нужны вообще, их бы не было. Конференции – это источник вдохновения, возможность увидеть вопрос со стороны, родник свежих практических знаний и допущенных ошибок, повод немного переключиться с работы, отдохнуть и завести новые полезные знакомства. Тут Вы можете узнать то, что не написано нигде больше. HR конференции – это на самом деле все то, что захотите Вы сами.

Рекомендация:

Старайтесь отслеживать HR мероприятия в периоде одного или даже нескольких лет вперед. Это важно, чтобы иметь четкое понимание того, какие именно конференции Вы посещаете в этом году. Это решение должно быть подкреплено бюджетом или дополнительными инвестициями.

Если Вы думаете принять участие в HR мероприятии, узнайте, как можно больше о:

программе (спикеры, тезисы, формат)
организаторе (опыт проведения, уровень сервиса)
участниках (список посетителей, партнеров, спонсоров)
финансовых вопросах (стоимости, акциях, скидках, возврате денег)
отзывах коллег о прошедших мероприятиях (отзывах конкурентах, возможно)
других важных для вас деталях (предоставление сертификата, проживания)
продолжайте список

Если, получив ответы, Вы приняли решение участвовать в конференции:

Поставьте Ваши профессиональные цели и задачи посещения
Поставьте Ваши личные цели и задачи посещения
Организуйте на вечер после первого рабочего дня мероприятия встречу с коллегой или знакомство с городом (если конференция проходит не в Вашем городе)
Убедитесь, что у Вашего коллеги также поставлены цели (если Вы едете с коллегой). Командная работа позволит получить больше
Определите приоритетные доклады и мастер-классы для Вас. Программа может быть параллельной и Вам придется делать выбор
Составьте список тех специалистов, с которыми Вам нужно обязательно поговорить, задать вопросы, обсудить тему
Предложите организаторам поднять интересующую Вас тему и пригласить интересующих Вас специалистов
Предложите свою кандидатуру в качестве эксперта/докладчика мероприятия (если Вы чувствуете в себе силы)
Оговорите свой визит на конференцию с руководством. Организуйте работу отдела таким образом, чтобы Вы могли отсутствовать в офисе хотя бы два дня. Договоритесь, как Вы связывайтесь друг с другом и когда.

Возможно, Вам это и не нужно делать. Вместе с тем, я был свидетелем того, как моя коллега пришла на Выставку и должна была тут же уйти, потому что из офиса звонил генеральный директор. Думаю, что этот пункт позволил бы ей получить хотя бы что-то за потраченные деньги.

Узнайте о теме конференции, как можно больше. Вы больше получите в результате. Рассматривайте конференцию, как возможность дальше продвинуться в понимании определенной темы

Забронируйте гостиницу или организуйте свое проживание
Сообщите оргкомитету о том, как часто Вам нужно напоминать о конференции и присылать новости
Периодически посещайте сайт мероприятия
Подготовьте визитки и визитницу, костюм, билеты, финансовые документы
Одевайтесь хорошо. Если это холодное время года, зал может плохо отапливаться.
Возьмите чистую бумагу или свой блокнот, ручку и сумку (последняя должна быть вместительна и удобна для материалов события и общения с коллегами. Кульки, пакеты и сумки организаторов иногда рвутся)
Помните про диктофон, фото- и видеокамеру, возможно, ноутбук
Продумайте, какие вещи и документы Вы берете еще (косметика, гигиена, …)
Распечатайте документ с телефонами оргкомитета и адресом мероприятия
Возьмите с собой карту города или скачайте необходимые элементы карты из интернета.
Убедитесь, что Вы представляете, куда нужно ехать.
Возьмите с собой леденцы для горла, маленькую бутылочку воды и что-то, что позволит
Вам легко и быстро утолить голод. Возможно, будет необходимость в этом.
продолжайте список

Получаем больше

80% времени, потраченное на подготовку к конференции, принесет Вам уже 20% результата. 20% времени участия на самой конференции даст вам основные 80% результата. Активное участие в течение всего мероприятия могут принести Вам еще до 30%! Задача: получить больше, чем Вы могли бы получить.

Программа события должна быть только консультативной для Вас. У Вас должна быть своя программа: какие доклады слушаете; с кем общаетесь во время первого перерыва, обеда, второго перерыва, после мероприятия; когда Вы общаетесь с представителями консалтинга за столиками.

Очереди. Избегайте тратить время на это. Узнайте у Оргкомитета, как можно быстрее зарегистрироваться, оформить бухгалтерские документы, получить свой сертификат. Если Вы уже оказались в линии коллег, то используйте это время для новых знакомств и бесед.

Выбор места в зале, где проходит событие, зависит от Вашей цели. Если Вам нужно будет выходить или Вам будут звонить (помните, что у телефона лучше отключить звук), лучше садиться ближе к выходу. Если Вы планируете активно слушать доклад, задавать вопросы и потом, возможно, переговорить с докладчиком, то лучше садиться ближе к трибуне. Вы можете сесть вместе с новым знакомым после перерыва для продолжения контакта. Если на конференции несколько человек от Вашей компании, то также в зависимости от Ваших целей, Вам эффективнее сидеть вместе или наоборот максимально не пересекаться на мероприятии (идеями и результатами можно обменяться и потом). Таким образом, для каждой сессии Ваше место может быть в разных уголках зала, главное - это не мешать коллегам.

Материалы. Вы можете быстро ознакомиться с содержанием своего пакета материалов. Обращайте внимание и просматривайте все слайды презентаций перед началом доклада – это даст вам общее представление о том, на что нужно обратить внимание. Убедитесь, что Ваш бейдж виден хорошо Вашим коллегам, а не висит где-то на сумочке внизу.

абота во время доклада. Хорошо, если Вы зададите интересующие Вас вопросы. В то время, когда докладчик отвечает на Ваш вопрос, он 100% работает на Вас, а не рассказывает то, что Вы уже знаете. Будет лучше, если Вы заранее позаботитесь о микрофоне. Рукой дайте понять ведущему, что Вы хотите задать вопрос. Встаньте, четко назовите себя и компанию, которую Вы представляете. Коротко отметьте положительную сторону доклада и задайте свой вопрос. Не отдавайте свой микрофон представителю оргкомитета пока Вы не получили полный ответ на свой вопрос, возможно, нужно будет что-то уточнить.

Перерывы. Если Вы немного заранее выйдете из зала, то сможете избежать очереди в туалет. Также, если это необходимо, Вы можете заранее перекусить, а время перерыва потратить на полноценное общение.

Networking. Это означает создание системы полезных для Вас контактов. Если Вы хотите познакомиться с максимальным количеством коллег, Вам нужно общаться и знакомиться постоянно. В дальнейшем это может пригодиться в работе. В течение перерыва ищите повод или просто признайтесь в том, что Вы хотите познакомиться с определенным человеком. Постарайтесь, чтобы Вас запомнили; обменяйтесь несколькими репликами, договоритесь о поддержке контакта по электронной почте, обменяйтесь визитками, поблагодарите за общение и ищите следующего коллегу из Вашего списка приоритетных контактов. За время перерыва у Вас может появиться 2-3 новых контакта.

Получайте от этого удовольствие, на обратной стороне визитки делайте пометки – это поможет Вам вспомнить нового знакомого потом. Предлагайте свою ручку и блокнот, если у Вашего нового знакомого не оказалось или закончились визитки. Будет лучше, чтобы участник конференции сам написал свои контакты – возможность ошибки в таком случае будет минимальна.

Получаем и получаем еще больше

Даже тогда, когда Конференция прошла, Вы можете получить еще кое-что. Итак, наш список «Сделать после
мероприятия» может быть таким:
- Подвести итоги по посещению Конференции, выполнению задач и целей. Учесть это при планировании следующего посещения
- «Закрыть» все финансовые документы
- Поддержать контакт с коллегами по визиткам и поблагодарить
- Оргкомитет, написав свой отзыв. Если Вам интересно, Ваша фамилия и компания может быть размещена в полных отзывах о конференции
- Подготовить и провести обучение коллег (которые оставались «дома») по теме мероприятия
- Выработать предложения касательно корректировки работы с персоналом компании
- Разместить информацию и фото о Вашем посещении конференции в корпоративной газете
- продолжайте список

Вместо послесловия

И, наконец, есть еще один секрет, который позволит получить каждому из нас больше от HR конференции. Не рассказывайте о нем консультантам, они это сами скоро узнают. Дело в том, что рынок «Услуг для HR» принадлежит нам, а не консультантам. Именно мы принимаем решение читать или не читать их предложения, обращать или не обращать внимания на их рекламу, посещать или не посещать их семинары, тренинги, демо-тренинги, мастер-классы, школы, учебные курсы, конференции….

Наше влияние на этот рынок увеличивается по мере роста конкуренции между компаниями, которые предлагают семинары, тренинги, …, конференции. В этом году количество конференций для HR менеджеров прогнозируемо вырастет минимум в 2 раза. Это значит, что мы можем поздравить друг друга с тем, что именно во столько раз вырастет наше влияние на рынок. Вместе с тем, зачем оно нам? А именно для того, чтобы HR конференции в Украине стали именно теми мероприятиями, которые будут позволять получать больше полезного для нашей с Вами важной работы. Действуйте!

A еще Вы можете сделать ксерокопию этой статьи и тем самым начать подготовку к своей Конференции, от которой Вы получите по максимуму. Успехов!